Jak zorganizować konferencję

Przygotowanie konferencji to zazwyczaj duża odpowiedzialność. Związana jest przede wszystkim ze znalezieniem odpowiedniego miejsca do zorganizowania wydarzenia, zapewnienia cateringu, zaproszenia gości lub przyjęcia zgłoszeń osób chętnych do wysłuchania prelegentów. Podobnie dzieje się w przypadku szkoleń, które są popularną formą spotkań osób z różnych dziedzin, które chcą coraz bardziej się dokształcać. Mało która firma, instytucja lub inne przedsiębiorstwo jest w stanie ugościć licznych gości w swojej siedzibie.

konferencje

Autor: Edunews Polska
Źródło: http://www.flickr.com
Z tego powodu najlepiej od razu zainteresować się obiektami wynajmującymi sale konferencyjne. Jest ich obecnie bardzo dużo i prezentują różny standard, cenę oraz dodatkowe udogodnienia. Z tego powodu każdy, kto zajmuje się przygotowaniem konferencji będzie miał dużo opcji do wyboru. Pierwszym co trzeba wziąć pod uwagę to ilość osób oraz możliwości dojazdu, które mogą generować dodatkowe koszty. Nie każdy z uczestników dojedzie własnym lub służbowym samochodem, dlatego wybranie sali na peryferiach miasta dobre jest tylko przy konferencjach kilkudniowych z zapewnionym zakwaterowaniem. W przeciwnym razie ciekawe spotkanie zmieni się w uciążliwą wycieczkę. Lepiej zainteresować się obiektami do wynajęcia, które znajdują się bliżej centrum i umożliwiają łatwy dojazd, zwłaszcza do dworców pociągowych i autobusowych, z których część uczestników może chcieć skorzystać. Drugą rzeczą, która powinna zainteresować organizatora to wyposażenie sali konferencyjnej. Krzesła, fotele, stoły to oczywiście podstawa, jednak niezbędny jest również sprzęt, który pozwoli na pokazanie materiałów z laptopa lub innego nośnika. Powinien to być sprzęt sprawny i łatwy do obsługi.

sala konferencyjna

Autor: ▓▒░ TORLEY ░▒▓
Źródło: http://www.flickr.com
Trzecią rzeczą o którą warto zadbać jest dostarczenie napojów, które są niezbędne w trakcie długich spotkań. W zależności od rodzaju obiektów wynajmujących może być to w standardzie, jako dodatek lub może istnieć konieczność samodzielnego zadbania o tego typu dodatki. Czasami daje to możliwość zaoszczędzenia, lecz częściej generuje dodatkowe koszty.