Każdy, kto kiedykolwiek miał okazję zajmować się organizacją konferencji bardzo dobrze wie, jak dużo wysiłku to będzie kosztowało. Postronnym osobom będzie się zapewne wydawać, że wszystko będzie łatwe i możliwe do załatwienia w tydzień, ale w praktyce zupełnie inaczej to wygląda. Do rozplanowania i przypilnowania będzie ogrom mniej i bardziej istotnych spraw, a niestety pominięcie jakiejkolwiek zakończyć się może organizacyjną wpadką.
Z takich też powodów organizowaniem konferencji, zwłaszcza jeśli są ona na dużą liczbę uczestników, zajmować się powinny osoby które mają w tych kwestiach odpowiednie doświadczenie, wówczas będzie więcej szans na to, że wszystko uda się prawidłowo załatwić. Z najistotniejszych rzeczy, od których tak naprawdę należy zacząć organizowanie, jest ustalenie liczby gości i wyszukanie do tego odpowiedniej sali. Kolejność ta jest o tyle ważna, że wielkość sali powinna być dobrana do ilości uczestników. Za mała sala sprawi, że zwyczajnie będzie niewygodnie i ciasno, za to zbyt duża może rozprężyć przebywających w niej uczestników.
Następną istotną sprawą będzie wybranie miejsca, w jakim organizuje się konferencję. Większe miejscowości zachęcają przede wszystkim dużą ilością sal, czy to w hotelach czy w niezależnych centrach konferencyjnych. Coraz większą popularnością zaczynają się też cieszyć ustronne, położone daleko od cywilizacji miejsca – na przykład wielu klientów bardzo sobie ceni sale konferencyjne nad morzem, zapewniające nie tylko doskonałe warunki do zorganizowania prelekcji, lecz również spokojne, relaksujące otoczenie. Plusem organizowania konferencji w ustronnych hotelach jest także to, że miejsca takie zapewniają także kompletne wyżywienie i w razie konieczności również nocleg dla uczestników. Istotną rzeczą podczas organizowania tego typu wydarzenia jest zapewnienie uczestnikom jakiś posiłków, przy krótszych spotkaniach powinny wystarczyć drobne przekąski, lecz jeśli ma to być całodzienne posiedzenie porządny obiad raczej każdemu się przyda.
